Ressource pratique
Recueillir les besoins de formation : questionnaire et grille de synthèse
Par l’équipe pédagogique Seven Gold School · Mis à jour le
Pour identifier un besoin de formation, demandez d’abord quelle tâche doit être mieux réalisée, ce qui bloque aujourd’hui et comment on reconnaîtra le progrès. Une liste de logiciels souhaités ne suffit pas à construire un parcours adapté. Une situation de travail précise fournit un point de départ plus utile.
Télécharger le questionnaire modifiable (fichier MD) et la grille de synthèse CSV (fichier CSV). Le questionnaire est un fichier texte structuré que vous pouvez copier dans votre traitement de texte ou votre outil de formulaire. La synthèse s’ouvre dans un tableur ; choisissez UTF-8 et le séparateur point-virgule si nécessaire.
Ce que le questionnaire doit faire apparaître
Le support suit un chemin simple : activité, difficulté, pratique actuelle, résultat attendu et conditions d’application. Il est conçu pour un échange préparatoire, pas pour attribuer une note au salarié.
Commencez par expliquer l’usage des réponses : choisir des priorités, adapter le niveau et comprendre les contraintes. Une fonction suffit pour la première synthèse ; le nom peut rester facultatif. Demandez des exemples sans données clients, mots de passe ou informations confidentielles. Les besoins individuels d’adaptation se traitent dans un échange approprié, sans demander de détails de santé dans une grille collective.
Les questions les plus utiles sont souvent concrètes :
- Quel document ou résultat devez-vous produire ?
- À quelle fréquence réalisez-vous cette tâche ?
- À quel moment devez-vous demander de l’aide ou refaire votre travail ?
- Que savez-vous déjà faire seul ?
- Quelle situation permettrait de vérifier que vous avez progressé ?
Ne remplacez pas toutes ces réponses par une auto-évaluation « débutant, intermédiaire, avancé ». Deux personnes qui se disent débutantes peuvent avoir des pratiques très différentes.
Distinguer le manque de compétence des autres obstacles
Le besoin exprimé et la solution à envisager ne sont pas toujours identiques. Voici deux situations fictives pour apprendre à faire le tri.
| Demande initiale | Ce que révèle l’échange | Action à envisager |
|---|---|---|
| « Il me faut une formation Excel » | Trois fichiers sont recopiés ; la personne ne sait pas rapprocher les totaux | Vérifier le niveau puis travailler la consolidation et les contrôles |
| « Il me faut une formation réseaux sociaux » | Les contenus sont prêts mais validés après la date des événements | Clarifier d’abord le circuit de validation ; examiner ensuite les compétences restantes |
Dans le second cas, ajouter un cours de rédaction ne règle pas le retard de validation. Vous pouvez avoir à combiner formation, clarification des rôles et adaptation des outils. Écrivez ces actions séparément pour pouvoir suivre chacune.
Transformer les réponses en objectifs observables
Reprenez les mots de la personne, puis reformulez une compétence. « Gagner du temps » est une intention. « Produire une synthèse mensuelle à partir d’un fichier source et vérifier ses totaux » est un objectif observable.
Une bonne formulation contient une action, un objet et un critère. Par exemple : « Préparer quatre publications à partir du programme validé, avec une action attendue pour chacune. » Le chiffre décrit ici la tâche témoin retenue pour l’exercice ; il ne constitue pas une cadence obligatoire de publication.
Faites ensuite valider la reformulation par la personne concernée. Elle pourra préciser qu’elle maîtrise déjà une étape ou qu’un prérequis manque. Ce retour évite de construire une formation uniquement à partir de la perception du responsable.
Prioriser sans fabriquer une précision artificielle
La fréquence, l’impact et la difficulté aident à comparer les besoins. Gardez-les visibles séparément. Un problème rare mais bloquant peut être prioritaire sur une tâche quotidienne facile à contourner.
Pour chaque besoin, inscrivez une phrase de décision : « À traiter avant le prochain reporting, car le contrôle est aujourd’hui réalisé trop tard. » Ajoutez la condition de mise en pratique : accès au logiciel, temps prévu, fichier disponible ou présence d’un valideur.
Vous pouvez regrouper les besoins par tâche et par niveau. Deux personnes qui souhaitent « apprendre l’IA » n’ont pas nécessairement besoin du même parcours si l’une rédige des comptes rendus et l’autre veut automatiser des échanges entre applications. La formation IA et la formation Excel doivent être reliées aux usages à travailler.
Ce qu’il faut transmettre pour demander un programme
Une synthèse exploitable tient sur quelques lignes : fonctions concernées, tâches prioritaires, pratique actuelle, exemples de difficultés, résultat attendu et contraintes. Un fichier de démonstration expurgé peut compléter le diagnostic lorsqu’il aide à comprendre le travail.
Ne fixez pas vous-même une durée uniquement à partir d’un intitulé. Décrivez le besoin et demandez un programme qui explique les objectifs, les exercices et les modalités. Le plan de développement des compétences servira ensuite à suivre l’action retenue, son budget et son bilan.
Faut-il interroger toute l’équipe ?
Pour une petite équipe, un questionnaire commun suivi de quelques échanges peut suffire à dégager des besoins. Pour des fonctions variées, commencez par un échantillon représentatif des tâches, puis vérifiez que les autres personnes se reconnaissent dans la synthèse. L’objectif est de comprendre les écarts utiles, pas de produire un classement individuel.
Conservez aussi les besoins différés et leur raison. Ils pourront redevenir pertinents lorsque les outils, les responsabilités ou l’activité évolueront.
Partager les priorités de votre équipe pour préparer un programme.