Publipostage Word depuis Excel : un exercice complet avec fichiers

Le publipostage associe un document commun et une liste de données pour créer plusieurs documents personnalisés. Word contient le courrier ; Excel fournit les informations qui changent, comme le prénom, la structure, la date ou la référence. Dans cet exercice, vous préparerez trois invitations fictives sans envoyer de message.

Téléchargez la source Excel avec trois destinataires fictifs (fichier XLSX) et le modèle Word avec champs de fusion (fichier DOCX). Placez les deux fichiers dans un même dossier de travail.

Le modèle contient de vrais champs MERGEFIELD. Il reste à connecter la source Excel depuis Word. Les noms, adresses et ateliers sont fictifs : ces documents ne correspondent à aucune convocation réelle.

Vérifier votre environnement

Les étapes ci-dessous décrivent le principe du publipostage dans Word de bureau. Les intitulés exacts peuvent varier selon la version, la langue et le système. Les deux fichiers ont été contrôlés structurellement, et le modèle Word a été rendu pour vérifier sa présentation. La fusion n’a pas été exécutée dans Word de bureau lors de la préparation de la ressource.

Si vous découvrez Excel, notre test de niveau par tâches vous aide à vérifier les bases de saisie et de tri avant de manipuler votre propre liste.

1. Préparer une source lisible

Ouvrez le fichier Excel et l’onglet Destinataires. La première ligne contient les noms des champs. Chaque ligne suivante représente une seule invitation. Gardez une colonne par information et évitez les en-têtes fusionnés, les lignes de titre au-dessus de la liste et les sous-totaux au milieu.

Les codes postaux sont enregistrés comme du texte pour conserver les zéros initiaux. Les colonnes DateAffichage et HeureAffichage sont volontairement des libellés texte, destinés au courrier. Elles ne servent pas à calculer une durée ou à trier des dates chronologiquement.

Enregistrez puis fermez Excel avant de poursuivre. Pour un usage professionnel, travaillez sur une copie adaptée de votre fichier et limitez les données aux champs nécessaires au document.

2. Connecter le modèle Word

Ouvrez le modèle Word. Dans Publipostage, choisissez le type Lettres si nécessaire, puis Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante. Sélectionnez le fichier Excel et choisissez l’onglet Destinataires ou la table correspondante proposée par votre version.

Vérifiez que la première ligne est utilisée comme ligne d’en-têtes. Vous devez retrouver les champs Prenom, Nom, Structure, Adresse, CodePostal, Ville, Atelier, DateAffichage, HeureAffichage et Reference.

Si Word vous demande de reconnecter une source après déplacement des fichiers, sélectionnez de nouveau le classeur. Garder les deux documents dans le même dossier facilite leur gestion, sans supprimer la nécessité de vérifier la connexion.

3. Reconnaître les champs de fusion

Dans le modèle, « Prenom » et « Atelier » sont des champs. Saisir vous-même deux chevrons autour d’un mot ne crée pas un champ de fusion. Pour ajouter une information, utilisez Insérer un champ de fusion et choisissez une colonne de la source.

La personnalisation suit cette logique : « Bonjour [Prenom] » puis « atelier [Atelier], prévu le [DateAffichage] à [HeureAffichage] ». Si vous renommez une colonne Excel, vérifiez les champs du document : l’ancien nom peut ne plus correspondre.

4. Prévisualiser les trois invitations

Activez Aperçu des résultats et parcourez les trois enregistrements. Le contrôle attendu est le suivant :

Ne vous limitez pas à la première lettre. La deuxième vérifie un horaire différent ; la troisième vérifie une autre date. Pour chacune, rapprochez la référence, le prénom et la structure de la même ligne Excel.

5. Générer les documents pour les relire

Utilisez Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels, puis choisissez les trois enregistrements. Word doit produire un document de trois invitations personnalisées. Relisez-le avant tout export ou impression.

Vérifiez les retours à la ligne de l’adresse, les espaces autour des champs et la ponctuation. Enregistrez le document fusionné sous un nom différent du modèle : le modèle reste votre point de départ pour le prochain exercice.

L’exercice s’arrête à la production des lettres. Aucune connexion à une messagerie ni aucun envoi automatique n’est nécessaire.

Corriger les erreurs fréquentes

Transposer la méthode au travail

Le même principe s’applique à des courriers, invitations ou documents de suivi. Commencez toujours avec quelques lignes contrôlables, puis examinez les valeurs longues, manquantes ou inhabituelles avant de traiter une liste plus importante.

Notre formation Word permet de travailler la structure des documents et leur personnalisation. Pour fiabiliser les listes en amont, consultez aussi la formation Excel.

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Sources consultées le 12 octobre 2026 : Microsoft, publipostage avec une feuille Excel (nouvel onglet), préparation de la source (nouvel onglet) et insertion de champs (nouvel onglet).

Avant de personnaliser un document plus long, travaillez sa structure avec le guide Word : styles, sommaire et numérotation, son modèle et son exercice corrigé.