IA dans Excel : apprendre à calculer, nettoyer et vérifier avec un atelier corrigé

Un assistant IA peut aider à expliquer une formule, préparer un nettoyage ou structurer une analyse Excel. Pour obtenir un résultat exploitable, il faut aussi définir les règles métier, calculer sur les bonnes lignes et contrôler les cas particuliers. Un chiffre plausible dans une conversation ne suffit pas à valider un tableau.

L’atelier proposé ici permet de pratiquer cette méthode sur des ventes entièrement fictives. Vous disposez des données imparfaites, des décisions de nettoyage, des formules et des résultats attendus.

Télécharger l’atelier Excel avec son corrigé (fichier XLSX) et les prompts et consignes modifiables (fichier MD).

Assistant externe et assistant intégré : vérifier ce qui est réellement accessible

Avec un assistant conversationnel externe, on peut décrire la structure d’un tableau sans envoyer le fichier. Avec un assistant connecté à un classeur, les possibilités dépendent de l’offre, des autorisations et des fonctions activées. Certains peuvent modifier le document, créer une formule ou produire un graphique : il serait donc inexact d’affirmer que l’IA « n’exécute rien ».

Microsoft documente notamment la création de graphiques et de tableaux croisés dynamiques avec Copilot dans Excel. Cela ne garantit pas que ces fonctions soient disponibles sur chaque compte. Avant un atelier, vérifiez l’accès effectif sur le poste utilisé, les droits sur le classeur et les règles de l’entreprise.

Attention aux anciens tutoriels : Microsoft indique que la fonction de cellule COPILOT, proposée en préversion, n’est plus disponible depuis le 14 septembre 2026. Le classeur de cet article n’en dépend pas. Il fonctionne avec des formules Excel classiques ; les prompts restent facultatifs.

Pour préparer ces choix, consultez notre guide Microsoft 365 Copilot et notre méthode pour comparer les assistants IA.

Dix usages à travailler avec Excel

Ces usages donnent des exercices concrets, avec une vérification associée :

1. Expliquer une formule existante : identifier les plages, les critères et les hypothèses.
2. Proposer une formule à partir d’un besoin métier, puis la tester sur un résultat connu.
3. Diagnostiquer une erreur de recherche, de référence ou de type de données.
4. Documenter un classeur : feuilles, sources, règles, limites et procédure d’actualisation.
5. Préparer une structure de tableau avec une seule ligne d’en-têtes et une information par colonne.
6. Établir un plan de nettoyage : types, libellés, doublons et valeurs manquantes.
7. Expliquer une étape Power Query et les transformations qu’elle applique.
8. Créer des données fictives de test, avec des cas limites dont on détermine le résultat attendu.
9. Commenter des résultats déjà calculés, en séparant constat et interprétation.
10. Construire une liste de contrôles avant de transmettre le fichier.

L’assistant peut proposer une méthode ; l’utilisateur doit comprendre ce qu’elle conserve, exclut ou transforme. Une quantité négative peut être un retour valide. Une date manquante nécessite une information de source, pas une supposition.

Les bases Excel à garder en main

Pour évaluer une proposition, il faut distinguer un nombre d’un texte, connaître les références relatives et absolues, utiliser les filtres et comprendre la structure d’un tableau. Les tableaux croisés dynamiques sont utiles pour vérifier une synthèse indépendamment de la formule principale.

Un fichier avec des cellules fusionnées, plusieurs lignes d’en-têtes ou des totaux au milieu des transactions complique le travail. Corriger sa structure fait partie de l’exercice. Pour repérer les compétences à renforcer, commencez par notre test de niveau Excel avec cinq tâches.

Une demande claire en quatre éléments

Précisez l’objectif, le contexte, la source et le format attendu. Ajoutez les limites qui changent le calcul.

Exemple de prompt à adapter à un assistant approuvé :

Je veux totaliser des ventes fictives de septembre 2026 par famille. Les colonnes sont ID, Date, Famille, Quantité et Prix unitaire. Les quantités négatives correspondent parfois à des retours confirmés. Propose une méthode par formule et une méthode par tableau croisé dynamique. Pour chacune, indique les prérequis, les anomalies à examiner et les contrôles. N’invente aucune date ni quantité absente.

La comparaison permet de repérer les décisions cachées. « Supprimer les doublons » demande par exemple de choisir une clé et de confirmer ce que signifie une répétition. Deux ventes du même montant ne sont pas forcément un doublon.

Le guide des prompts professionnels développe cette façon de cadrer une demande.

Atelier : produire une synthèse de septembre fiable

1. Ouvrir le fichier et préserver la source

L’onglet Exercice contient 16 lignes : des transactions, un identifiant répété, une date impossible, une quantité absente et une ligne de total. Les dates sources sont volontairement enregistrées comme texte. Les noms de familles présentent aussi deux variantes à harmoniser.

Travaillez sur une copie. Inscrivez votre décision en colonne G et conservez cette source pour expliquer chaque transformation. L’onglet Corrige contient les données nettoyées et les formules. Atelier récapitule les consignes et les décisions attendues.

2. Traiter les anomalies sans fabriquer d’information

Après traitement, le corrigé contient 12 transactions, dont 11 en septembre. Ce résultat n’est pas un chiffre d’affaires définitif : deux transactions sources restent à clarifier.

3. Calculer avec une période explicite

Dans Corrige, les cellules B4 et B5 définissent le début inclus et la fin exclue. Pour septembre, on retient les dates supérieures ou égales au 1er septembre et strictement antérieures au 1er octobre. Cette convention évite de mélanger deux mois.

Le montant d’une ligne est la quantité multipliée par le prix unitaire. La synthèse additionne ensuite les lignes de la famille et de la période retenues. Avec un tableau structuré nommé Ventes, le principe s’écrit en Excel français :

=SOMME.SI.ENS(Ventes[Montant];Ventes[Famille];D5;Ventes[Date];">="&$B$4;Ventes[Date];"<"&$B$5)

Dans le classeur fourni, les formules utilisent des plages bornées et une colonne « Dans période » pour rendre chaque étape visible. Les 20 lignes prévues vont de 14 à 33 ; ce modèle ne s’étend pas automatiquement au-delà.

4. Comparer avec le corrigé

La transaction d’octobre représente 300 € supplémentaires, hors période. Vérifiez aussi à la main les trois lignes Support : 100 + 200 + 150 = 450 €. Un total général juste peut masquer deux erreurs qui se compensent ; le contrôle par famille est utile.

5. Introduire une modification contrôlée

Dans une copie, passez la quantité de V001 de 2 à 3. Le total de septembre doit augmenter de 100 €, pour atteindre 2 030 €. Rétablissez ensuite 2. Effacez temporairement cette quantité : le fichier doit afficher « À corriger », sans transformer cette absence d’information en zéro.

Ces calculs et changements de saisie ont été contrôlés dans le moteur utilisé pour générer le classeur. Aucun essai réel de ChatGPT ou Copilot, ni test dans Excel bureau, n’est revendiqué.

Formules, Power Query, macros : choisir selon le travail

Les formules conviennent aux calculs qui doivent rester visibles dans la feuille. Power Query sert à importer et transformer les données selon des étapes reproductibles. Les macros peuvent automatiser des actions, avec les vérifications et autorisations nécessaires. Un assistant aide à préparer ou réaliser certaines opérations selon ses outils ; il ne dispense pas de contrôler le traitement.

Si vous recevez chaque mois le même export, une requête de nettoyage reproductible est souvent plus adaptée qu’une succession de corrections manuelles. Notre exercice Power Query avec CSV et corrigé permet de poursuivre sur ce cas. Pour la synthèse, utilisez l’exercice de tableau croisé dynamique.

Travailler sans exposer les données réelles

Décrire les colonnes et employer des exemples entièrement fictifs suffit pour cet atelier. Remplacer les noms par des codes ne rend pas automatiquement un fichier anonyme : les dates, montants ou autres détails peuvent rester identifiants. Contrôlez aussi les commentaires, feuilles masquées et informations ajoutées au document.

Pour un usage professionnel, appliquez les règles internes sur les outils autorisés et les données transmissibles. La trame de charte IA aide à formaliser ces règles. La CNIL rappelle la nécessité d’encadrer les usages et de vérifier les résultats produits.

Six axes pour construire un parcours de formation

Un parcours peut travailler successivement les capacités et limites des assistants, le cadre des données, les formules, le nettoyage, la restitution et les contrôles. Ces axes sont à ajuster au niveau Excel, aux fichiers et aux accès disponibles ; ils ne constituent pas une durée ou un programme contractuel supplémentaire.

L’évaluation peut demander de formuler un besoin sans données sensibles, d’expliquer une formule, de corriger une anomalie, de choisir entre formule et requête, puis de documenter trois contrôles. La grille de vérification d’une réponse IA peut servir de support.

Préparer une formation Excel adaptée à vos usages ou travailler les usages de l’intelligence artificielle.